Opzetten treasuryfunctie voor groeigemeente

Probleemstelling

Bij een groeigemeente die vanwege gebiedsontwikkeling regelmatig grote investeringen deed, was er geen inzicht in de liquiditeitspositie en -behoefte. Er was al een aantal pogingen ondernomen om een liquiditeitsprognose op te stellen maar het genereren van een periodieke informatiestroom van diverse afdelingen naar de afdeling Financiën kwam niet van de grond. Dit leidde tot situaties waarin enerzijds vreemd vermogen werd aangetrokken terwijl er anderzijds tegelijkertijd gelden uit grondverkopen werden ontvangen. Hierdoor werd men geconfronteerd met onnodige kosten en vermijdbare risico's. Bovendien werden niet alle verplichte werkzaamheden op het gebied van treasury uitgevoerd. De kredietlimiet bij de huisbankier was bijvoorbeeld zo laag vastgesteld dat de gemeente, ingeval van overschrijdingen, naast debetrente, ook excedentrente moest betalen.
De gemeente verstrekte garanties aan verenigingen zonder steun van een waarborgfonds. Ook was de administratie van deze garanties onvolledig en onjuist.

Aanpak

Mijn plan van aanpak bevatte, in chronologische volgorde, de volgende acties:

1. identificeren van de grootste geldstromen;
2. benoemen van informanten per afdeling en per geldstroom;
3. voorlichten van deze informanten door middel van een gemeentebrede themabijeenkomst;
4. maken van afspraken over de informatieaanlevering aan de afdeling Financiën;
5. vastleggen van deze afspraken.

Voordat het plan kon worden uitgevoerd, heb ik het uitgebreid besproken met alle belanghebbenden, inclusief de wethouders (die ook op de themabijeenkomst aanwezig waren). Vervolgens is het plan vastgesteld door het gemeentelijk managementteam. Tijdens de uitvoering van het plan zijn medewerkers van de afdeling Financiën benoemd tot treasurymedewerkers. Zij werden door mij volledig bij het traject betrokken en dagelijks begeleid in de uitvoering van hun nieuwe treasury werkzaamheden.

Resultaat

Ik heb een methodiek opgeleverd om periodiek liquiditeitsprognoses op te stellen waarbij de medewerking vanuit de diverse afdelingen, de afdeling Financiën, het managementteam en de wethouder Financiën gewaarborgd is. Er is hiermee inzicht verkregen in de liquiditeitsbehoefte van de gemeente zodat het liquiditeitsbeheer veel economischer wordt uitgevoerd.
Daarnaast is de kredietfaciliteit bij de huisbankier verhoogd van 2,7 miljoen naar 9 miljoen, is er inzicht verkregen in door de gemeente in het verleden afgegeven (risicovolle) garanties en heeft de gemeente een rechtmatigheidsverklaring ontvangen die ook van toepassing is op het gebied van treasury.
Tenslotte zijn binnen de afdeling Financiën medewerkers opgeleid tot volwaardige treasurymedewerkers.